Советы от Jobsora. Тайм-трекинг сотрудников на удаленной работе.

Советы от Jobsora. Тайм-трекинг сотрудников на удаленной работе.

Текст записи: 

Введение карантинных мер, связанных со стремительным распространением вируса COVID-19, наложило ограничения на деятельность многих компаний. Бизнес оперативно переводит сотрудников на удаленную работу, что позволяет сохранять баланс между самоизоляцией и выполнением обязанностей. Если раньше тайм-трекинг дистанционных сотрудников интересовал преимущественно IT-сектор, то сегодня он актуален для всех бизнес-сфер. Компания Jobsora подготовила обзор лучших сервисов и приложений для контроля, пакет антикризисных рекомендаций, а также расскажет о том, какое влияние тайм-трекинг оказывает на микроклимат в коллективе.

Тайм-трекинг: ужесточение контроля или выгода для бизнеса?

Сотрудники, привыкшие работать от звонка до звонка, после перехода на удаленную работу могут испытывать проблемы с правильным распределением времени. Начальства нет, а значит можно спать, смотреть фильмы и заниматься другими делами, которые с рабочими процессами никак не связаны. Курировать работу удаленного офиса без использования специальных программ очень сложно, поэтому на помощь приходит тайм-трекинг – программы, созданные для учета и контроля рабочего времени, что особенно актуально для компаний, которые практикуют почасовую оплату. Софт устанавливается на компьютеры и смартфоны сотрудников, после чего можно отслеживать эффективность их работы.

Алгоритм учета и контроля зависит от выбранной программы, они могут:

  • определять геопозицию, открытые сайты, действия в приложениях и программах;
  • отслеживать активность мышки и клавиатуры;
  • делать снимки экрана;
  • запускать веб-камеру для создания фото – выбор функций достаточно широкий.

Безусловно, использование таких программ и сервисов выгодно для бизнеса.Работодатель видит активность, он может не бояться срыва сроков или того, что сотрудник будет имитировать активность, пренебрегая своими обязанностями.

Плюсы тайм-трекинга

Главный плюс заключается в возможности предупреждения снижения эффективности и потерь, вызванных халатностью персонала. Рассмотрим другие преимущества.

Правильное распределение финансовых потоков

Люди, работающие удаленно, будут получать заработную плату согласно трудочасам, а также объему выполненных задач. Компания не будет оплачивать то время, которое сотрудник потратил на решение личных вопросов. Некоторые трекеры формируют отчеты рабочего времени, на базе которых бухгалтер сможет выполнить расчет зарплаты. Такие меры являются антикризисными для бизнеса, особенно на фоне резкого спада клиентской активности в разных сферах – от строительных услуг до веб-аудита.

Проверка коллектива и оптимизация

HR-менеджеры и работодатели получат уникальную возможность оценить честность и ценность каждого отдельно взятого специалиста. Можно будет увидеть то, насколько ответственно каждый член команды подходит к выполнению своих обязанностей. Уже через 1,5-2 недели можно будет принимать решения, связанные с кадровыми перестановками. Возможно, один менеджер справляется с большими объемами заданий лучше, чем 3-4 человека. Не проще ли уволить лишних, а самому продуктивному повысить зарплату? Ответы на эти и другие вопросы можно получить после внедрения тайм-трекинга.

Дисциплина

Сотрудники, знающие о том, что их трудовая деятельность контролируетсяm специальной программой, будут работать, а не отдыхать. Софт обладает самой высокой эффективностью симулирования, если сравнивать со звонками, сообщениями в мессенджерах или рассылками на электронную почту.

Контроль

Возможность осуществлять постоянный контроль, заниматься планированием –один из важнейших плюсов тайм-трекеров. Сотрудники или руководители проектов формируют задачи, планируют срок их выполнения, поэтому бизнес функционирует как часы. Такой подход позволяет избежать горящих дедлайнов, оттока клиентов и нарушения механизма других бизнес-процессов.

Коммуникация с заказчиками

Клиент компании всегда может увидеть реальные отчеты о том, на какой стадии выполнения находится его проект. Такой подход позволяет повысить доверие заказчиков.

Какие программы можно использовать для тайм-трекинга?

Выбор софта огромный, большая часть программ реализуется на платной основе,в некоторых есть бесплатные демо-версии и доступ для ограниченного количества человек (в среднем 1-5). Многие из них являются кросс платформенными, а это означает, что их можно без проблем использовать на компьютере, смартфонах и планшетах, работающих на разных операционных системах. Выбирая такой софт, работодатель может обратить внимание на WorkSmart, Tick, OfficeTime, Harvest, ProofHub. При выборе нужно учитывать количество человек или проектов, а также принцип формирования цен. Например, трекер Tick тарифицирует количество проектов, Harvest – количество пользователей, OfficeTime предлагает бессрочную лицензию, подписку в ProofHub можно купить на месяц или год.

Особенности воздействия тайм-трекинга на микроклимат в коллективе

Специалисты, которые годами работают в офисе, могут неоднозначно воспринять внедрение рассматриваемого софта. Кому-то такие действия покажутся слишком жесткими, другой человек увидит в них тотальный контроль и даже слежку, однако в нынешних условиях бизнес должен быть готов к принятию непопулярных решений. Необходимо учитывать, что сотрудники, преодолев период адаптации, по-новому взглянут на элементы контроля. Последние будут стимулировать их выработку, помогут правильно распределять время и оценивать объемы задач. Целесообразность внедрения тайм-трекинга оценивает руководитель и менеджер по персоналу, учитывая следующие факторы:

  • объем персонала, переведенного на дистанционную работу. Контролировать 2-3 человек можно и без специального ПО, если на удаленке работают 10-20 и более человек, то без сторонней помощи не обойтись;
  • потребность в сокращении уровня оплаты труда. Если владелец компании планирует оплачивать фактический объем выполненных задач или трудочасы, то лучше сделать выбор в пользу трекинга;
  • особенности бизнеса. В некоторых сферах специалисты могут выполнять работу из дома, не нуждаясь в коммуникации. В других нишах бизнеса многие процессы связаны с общением, взаимодействием специалистов – затягивать сроки просто не получится. Например, один сотрудник делает наброски, другой – 3D-визуализацию, третий общается с заказчиком, поэтому они будут заботиться о том, чтобы проект был сдан в срок. Из взаимодействующей команды не так-то просто исчезнуть, поэтому происходит взаимный контроль без стороннего софта.

Главный фактор – уровень корпоративной этики и специалистов, которые работают в компании. В некоторых случаях от жестких мер контроля можно отказаться. Речь идет о коллективах, сформированных из ответственных людей, которые нацелены на результат. Они не рассматривают удаленку как отпуск, работа из дома для них является небольшим изменением обычного режима, но не более. Такой результат достигается с помощью коучинга, тренингов, корпоративных игр и других инструментов развития.

В этом случае можно использовать стандартные менеджеры задач (нередко они уже интегрированы в тайм-трекеры), которые помогут распределять обязанности, устанавливать сроки и мягко контролировать их выполнение. Они автоматизируют все процессы, минимизируют потребность в онлайн-конференциях и постоянных звонках, позволяют держать руку на пульсе событий 24 часа в сутки. Использование таск-менеджеров позволяет внедрить планирование, коммуницировать с коллективом в режиме онлайн.

В заключение

Контроль удаленных сотрудников чаще всего осуществляется с помощью специального софта. Можно использовать системы контроля внутри коллектива, создавая цепочки задач для разных специалистов. Не стоит забывать о важности составления графиков, внедрении систем мотивации, регулярных планерках и совещаниях, которые проводятся с помощью приложений для видеоконференций. Если владелец компании решит не прибегать к строгим мерам, то он может посоветовать удаленным сотрудникам установить приложения, которые помогут им контролировать рабочее время, что полезно для самодисциплины.

 https://ru.jobsora.com